Vous êtes une TPE ou une PME et vous ne savez pas si investir dans un logiciel de paie est une bonne solution. Vous utilisez déjà un logiciel de paie, mais vous avez l’impression d’être dépassé ? Un logiciel de paie a pour objectif de vous faire gagner du temps afin que vous puissiez vous focaliser sur des tâches plus stratégiques qui proposent une valeur ajoutée à votre entreprise. Grâce à un logiciel dont les fonctionnalités sont adaptées à votre quotidien professionnel, vous avez la possibilité de développer le recrutement ou la formation de vos salariés. Voici une liste des fonctionnalités incontournables d’un logiciel de paie en 2022.
Quelles sont les fonctionnalités essentielles d’un logiciel de paie en 2022 ?
Pour garantir des bulletins de salaire sans erreurs ainsi que l’application des évolutions légales et sociales dans le domaine de la gestion de la paie, il est primordial de mettre en place un logiciel de paie dont les fonctionnalités se présentent de la manière suivante :
L’édition automatisée des bulletins de paie
La visée principale d’un logiciel de paie en 2022 est de proposer l’établissement automatique des bulletins de paie à partir des éléments administratifs intégrés dans l’outil par vous-même et vos salariés. Une fois ces bulletins de paie élaborés, vous avez la possibilité de programmer leur envoi dématérialisé de manière anticipée et automatique à une date précise du mois. Cela limite ainsi les saisies et les reprises.
Afin de réaliser cette procédure de la manière la plus complète possible, il est demandé d’inclure la convention collective associée à votre domaine d’activités ainsi que les diverses variables de paie telles que les salaires bruts, les heures supplémentaires ou les congés.
La convention collective joue le rôle de garde-corps en vous empêchant de faire des erreurs au sein du dispositif de paie.
En revanche, certaines conventions collectives, notamment celles du BTP ou des entreprises artistiques et culturelles, ne sont pas prises en charge par tous les logiciels de gestion de paie. Il est rare de trouver un logiciel pouvant traiter plusieurs types de conventions différentes.
La fiabilité et la veille juridiques en continu
Un logiciel de paie se doit de rester à jour et anticiper les évolutions légales et réglementaires inhérentes au droit du travail français. Il faut savoir être attentif à la fréquence d’actualisation du logiciel et à la mise à jour régulière des informations conventionnelles.
Ainsi, les bulletins de salaire et les déclarations sociales suivront les réformes, de la plus importante à la plus anodine. En effet, cette fonctionnalité est primordiale si l’on prend en compte la variété de réformes qui se multiplient dans ce domaine (prime d’inflation, évolution du SMIC, changement des taux, impôt à la source, etc.).
La sécurité des données : les logiciels avec licence ou plateforme SaaS
En 2022, vous avez le choix entre deux types de logiciels de paie dont l’hébergement des données sur serveur est différent :
- Vous avez opté pour un logiciel installé sur vos ordinateurs et régi par un système de licences dont le nombre d’accès est fixé à l’achat ;
- Vous avez choisi un logiciel de gestion de paie dont l’accès se fait en ligne et qui n’a pas eu besoin d’être installé sur tout votre parc informatique.
Le facteur clé de votre logiciel de paie est la disponibilité de l’application.
Qui se retrouve plus facilement avec la seconde option. En effet, si vous avez préféré un abonnement à un logiciel, vous avez la possibilité d’accéder à votre produit de n’importe où et à partir de n’importe quel appareil raccordé à internet. Que vous soyez en déplacement ou dans un bureau fixe, les mises à jour sont faites de manière automatique, gratuitement et sans requérir à une installation chronophage. La mise à jour constante du logiciel de gestion de la paie vis-à-vis du droit actuel est un avantage à prendre en compte.
À l’inverse, la première option doit appliquer des mises à jour qui doivent être réalisées manuellement et qui ne sont pas automatiques. Il faut également les renouveler pour chaque ordinateur afin que l’accès reste accessible à tous les collaborateurs. C’est un système qui s’étiole peu à peu dans le domaine de la gestion de la paie au regard de l’arrêt total de la commercialisation de certaines licences et donc de l’obsolescence programmée pour Ciel Paye.
L’automatisation des déclarations sociales
La DSN (déclaration sociale nominative) sert à attester des salaires et à payer les cotisations afférentes. Cette déclaration intègre les cotisations URSSAF, l’attestation employeur dématérialisée (AED), la déclaration des indemnités journalières (DSIJ) ou encore la déclaration des travailleurs handicapés (DOETH).
Ces déclarations sont obligatoires et essentielles à la sécurité et à la productivité de votre entreprise. Un logiciel de paie se doit d’en garantir la justesse et peut même, dans certains cas, effectuer ces déclarations auprès des organismes concernés. L’automatisation de la création et de l’envoi des déclarations sociales est un élément indispensable pour une fonctionnalité de 2022.
Une solution évolutive qui respecte la croissance de votre entreprise
En accompagnant le développement de votre société, un bon outil de gestion de paie s’adapte à la croissance de celle-ci. En effet, un logiciel de paie doit pouvoir offrir une adaptation parfaite aux besoins de votre entreprise, que ce soit en matière de volumes à traiter ou aux fonctionnalités attendues.
Par exemple, en cas d’une phase de recrutement intense en 2022, le logiciel se doit de savoir gérer cet afflux au fur et à mesure de l’accroissement de la société. Et ce, peu importe l’ampleur du phénomène.
En revanche, vérifiez bien la capacité de votre logiciel de gestion de la paie, car certains sont spécifiquement mobilisés pour certaines tranches d’effectifs et ne prennent pas en charge les autres.
L’assistance d’experts en gestion de la paie
En 2022, il est apprécié de ne plus être seul devant des questions se rapportant à l’utilisation et à l’application d’un logiciel de paie. Ce qui était monnaie courante il y a quelques décennies ne l’est plus du tout à l’heure actuelle. Certaines solutions proposent dorénavant un support réactif et joignable à tout moment avec un professionnel de la paie uniquement consacré à votre entreprise.
Certaines entreprises ou certains partenaires informatiques offrent même d’assurer le paramétrage du logiciel de paie ainsi que la transition avec l’ancien système.
Au regard de la complexité du droit social et du droit du travail français ainsi que de ses modifications successives et régulières, il est quasiment incontournable de se faire aider dans la gestion de la paie. Pour cela, les experts JP Informatique sont là pour vous accompagner.
Désormais, les principales fonctionnalités incontournables d’un bon logiciel de gestion de la paie en 2022 n’ont plus de secret pour vous. Toutes ces caractéristiques représentent de nombreux avantages dont les plus importants sont le gain de temps et le gain financier si vous adoptez l’outil le plus adapté à vos besoins.