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Pour répondre à la politique d’accélération de la transition numérique poursuivie par le gouvernement français, la mise en place d’un dispositif de dématérialisation des factures a été ordonnée en janvier 2020. Le principe est simple, il consiste à accompagner toutes les entreprises du privé et du public à transmettre leurs factures par voie électronique en passant par une plateforme commune. Cet article est un véritable focus sur la dématérialisation des factures B to B et administration afin de répondre à toutes vos interrogations.

La dématérialisation des factures B to B : qu’est-ce que c’est ?

Tout d’abord, dématérialiser un document signifie l’établir directement en format numérique, et non plus en format papier, à partir d’un système d’information.

Depuis le 1er janvier 2020, toutes les TPE (très petite entreprise) et PME (petites et moyennes entreprises) privées et publiques ont l’obligation de diffuser leurs factures du marché public sous format électronique (par exemple, pour une facturation à une administration). 

Cette réforme doit officiellement débuter en 2023, car les entreprises du secteur privé devront être en mesure de réceptionner des factures au format numérique au 1er juillet 2024. Un calendrier concernant ce déploiement progressif a même été établi afin d’accompagner toutes les entreprises dans cette transition entre 2024 et 2026. À compter du 1er juillet 2024 : en réception à l’ensemble des assujettis et pour l’émission, aux grandes entreprises. Dès le 1er janvier 2025, ce sera au tour des entreprises de tailles intermédiaires. Enfin, à compter du 1er janvier 2026, ce sera élargit aux moyennes, petites et micro entreprises.

Par ailleurs, tous les organismes publics de l’Union européenne doivent se conformer au fait d’accepter les factures électroniques qui leur sont envoyées. En France, ces échanges se font sur la plateforme Chorus Pro qui est un portail unique pour toutes les organisations publiques. 

Factures structurées et factures hybrides

Pour rappel, une facture électronique est une facture qui est créée, communiquée et réceptionnée sous un format numérique. Pour cela, il est essentiel de distinguer trois types de factures électroniques :

  • les factures « au format structuré » ;
  • les factures « au format non structuré » ;
  • les factures « au format hybride ».

Une facture au « format structuré » est uniquement composée des données structurées suivant les souhaits de chaque partie et qui répondent aux exigences de l’EDI (échange de données informatisé).

Une facture au « format non structuré » reprend la présentation d’une facture en format papier. Ce type de facture comprend les factures PDF et même sous format JPEG (image) ou HTML (page web ou courriel). Ces factures sont transmises par messagerie ou sont déposées sur des portails. Elles nécessitent parfois une saisie manuelle complémentaire. 

La facture au « format hybride » est une combinaison des deux formats précédents. Elle est plus récente et se caractérise par un document PDF auquel est ajouté un fichier aux données structurées.

Quels sont les objectifs de cette dématérialisation ?

La réforme prend place au cœur de la transition numérique imposée par l’État français. 

Elle a pour ambition de tendre vers quatre objectifs spécifiques :

  • la simplification des obligations déclaratives en termes de TVA grâce au préremplissage des déclarations ;
  • la simplification de la vie des TPE et PME et l’accentuation de la compétitivité par l’allégement de la charge administrative ;
  • l’augmentation de la détection de la fraude ;
  • l’amélioration de la compréhension des activités des entreprises en temps réel.

Les préconisations de cette réforme tablent sur un gain d’un minimum de 4,5 milliards d’euros grâce au passage à la facturation électronique. Il y aura également à prévoir une diminution des délais de paiement, une ouverture à de nouvelles offres de services de l’administration au profit des entreprises plus petites et un gain de productivité indéniable.

Bon à savoir : le nouveau cadre juridique de la facturation électronique est défini dans l’ordonnance n°2021-1190 du 15 septembre 2021.

Quel est le processus de dématérialisation des factures ?

Afin de procéder au dépôt de leurs factures ainsi qu’à leur statut d’avancement, les entreprises pourront sélectionner une plateforme de dématérialisation partenaire de leur choix. Une fois immatriculée par l’administration, l’entreprise aura la possibilité de transmettre la facture à qui de droit.

Dans le cas contraire, ces entreprises pourront toujours utiliser le portail mutualisé mis gratuitement à disposition par l’État qu’est la plateforme Chorus Pro. En effet, elle permet d’obtenir une date certifiée de dépôt et de chaque étape du traitement des factures, ainsi que tous les services nécessaires au bon acquittement des obligations et des échanges de documents.

Au cours de l’utilisation de l’écosystème du portail public, quatre acteurs seront en interaction les uns avec les autres :

  • le Portail Public de facturation (PPF) ;
  • les Plateformes de Dématérialisation Partenaires (PDP) ;
  • les entités publiques ;
  • les entreprises et les opérateurs de la dématérialisation.

À noter : pour devenir une plateforme partenaire, les demandeurs doivent se faire immatriculer auprès de l’administration pour une durée de trois ans renouvelables.

Quels sont les bénéfices de cette dématérialisation pour les TPE et les PME ?

Si vous êtes une TPE ou une PME, voici les principaux avantages que vous obtiendrez en passant à la dématérialisation de vos factures : 

  • la mise en conformité avec la réglementation fiscale ;
  • la diminution des coûts de traitement ;
  • le respect des délais de traitement et de paiement ;
  • une traçabilité accrue ;
  • une piste d’audit fiable (PAF) ;
  • une expansion dans la gestion de trésorerie ;
  • une déclaration en temps réel des activités de l’entreprise ;
  • le rassemblement de l’entièreté des activités économiques de la société par e-invoicing et e-reporting ;
  • un justificatif immédiat de la collecte de TVA pour le fournisseur et de la déduction réalisée pour le client.

Grâce à ce processus, vous pourrez également automatiser les procédés de facturation, éliminer les impressions papier et améliorer le suivi de votre comptabilité.

La dématérialisation des factures B to B est encore dans une phase de découverte et n’est pas encore généralisée. Cependant, elle ouvre la réflexion sur les thématiques de la gestion comptable et financière des TPE et PME.  En effet, selon une étude de l’IDC, la saisie manuelle des factures par les services comptables serait de l’ordre de 30 % de leur temps professionnel. Plusieurs autres études avancent une économie comprise entre 50 % et 70 % pour le traitement de factures dématérialisées par rapport au traitement de factures papier. Elle pose aussi la question d’un point de vue environnemental. 

La question est de savoir ce que nous attendons encore pour passer le cap de cette dématérialisation.
Pour optimiser votre temps de gestion comptable et financière, n’hésitez pas à prendre contact avec nous pour découvrir l’ensemble de nos expertises.