Pour ceux qui ne sont pas familiers avec le domaine, il peut être difficile de voir le potentiel de la gestion des frais professionnels pour les entreprises du BTP. Ces solutions de gestion réduisent le temps consacré aux tâches liées aux employés et augmentent donc la rentabilité de votre entreprise. La gestion des notes de frais dans le BTP : comment faire ? Découvrons ensemble vos besoins en la matière, ainsi que les fonctionnalités qui vous aideront à prendre les décisions les plus appropriées.
Choisir le mode de remboursement approprié des notes de frais
Il existe deux types de remboursement des notes de frais qui vous permettent d’adapter la gestion comptable au quotidien de vos employés et de maintenir des délais corrects en matière de remboursement.
Deux options s’offrent à vous :
- le remboursement des frais réels ;
- le remboursement forfaitaire des dépenses.
Pour le premier mode de remboursement, l’employé est dans l’obligation de fournir l’ensemble des pièces justificatives exigées par l’entreprise afin d’obtenir le remboursement intégral des sommes engagées. Il existe des solutions de gestion pour les notes de frais comme une application mobile SAGE (liée directement au logiciel Sage 50 Comptabilité) qui permet au salarié de photographier sa note de frais depuis son téléphone pour qu’elle remonte automatiquement vers la comptabilité, avec création automatique d’une écriture comptable.
En ce qui concerne le remboursement forfaitaire des dépenses, l’entreprise attribue une somme spécifique au salarié, alors seul responsable de l’attribution de ses frais professionnels. Dans ce cas, l’employé n’a pas à fournir de documents justificatifs supplémentaires.
Bon à savoir : le remboursement des frais professionnels constitue une obligation pour l’employeur. Le contrat de travail ne peut prévoir que les frais engagés pour les besoins de son activité et qui seront supportés par l’employé.
Déterminer une ligne de dépense pour l’entreprise
Plus vous aurez établi une action claire et précise de vos dépenses, plus votre gestion des notes de frais sera optimisée.
Afin de définir correctement une politique de dépense moderne et performante, vous pouvez mettre en place plusieurs actions :
- étudier et analyser vos dépenses actuelles ;
- définir et ajuster votre politique de frais professionnels ;
- cibler vos problématiques en matière de notes de frais (perte récurrente, afflux trop important durant une même période, traitement des remboursements trop long).
Grâce à ces actions, vous pouvez préciser une ligne directrice concernant le traitement des frais professionnels en décidant des plafonds selon le type de dépense (repas, logement, trajet), vous pouvez fixer des délais précis pour fournir les documents justificatifs, dresser une liste des informations obligatoires que les salariés doivent transmettre en fonction du type de dépense effectuée.
Créer une procédure qui structure le suivi des dépenses
Pour une gestion correcte des notes de frais dans le BTP, il est essentiel de traiter les notes de frais au fur et à mesure de leur émission. Cela représente un gain de temps indispensable pour les équipes concernées et pour la bonne marche de l’entreprise.
Afin d’améliorer l’organisation du suivi des dépenses lié aux frais professionnels, n’hésitez pas à investir dans des outils spécifiques qui permettent un suivi en temps réel par les équipes administratives.
Ces outils offrent la possibilité aux salariés d’intégrer directement leurs dépenses avec leurs justificatifs.
Choisir la dématérialisation des notes de frais pour votre entreprise
Il existe de nombreux bénéfices si vous choisissez d’opter pour une dématérialisation des frais professionnels de vos salariés :
- une transmission des informations plus fluide ;
- un traitement des notes de frais plus rapide ;
- une optimisation de la traçabilité et de la lisibilité des justificatifs ;
- un stockage et une conservation plus longue des documents.
Vous vous épargnerez quelques désagréments liés à la re-saisie des documents ou à la perte de justificatifs. Certains outils de gestion des frais professionnels proposent de scanner et de numériser les photos des documents essentiels des salariés et de les déposer sur une plateforme dédiée.
Le saviez-vous ? Depuis le 23 mai 2019, le code de la sécurité sociale prescrit une dématérialisation, voire une numérisation des justificatifs papiers pour les notes de frais. Plus besoin de conserver des justificatifs papier.
Simplifier le déroulement du procédé d’acceptation
Pour éviter une perte de temps préjudiciable à votre entreprise, éviter d’instaurer plus de deux niveaux hiérarchiques dans la validation des notes de frais.
La solution la plus adéquate consiste à ce que la confirmation des frais professionnels soit faite par le supérieur direct du salarié ainsi que par le comptable de l’entreprise.
En confirmant la concordance entre les dépenses supportées par l’employé et le respect de la politique de dépense établie par la société, vous obtenez un gain de temps appréciable.
Afin de compléter l’expertise des services administratifs en charge du traitement des frais professionnels, vous pouvez faire appel à certains outils de gestion qui permettent un envoi en temps réel des notes de frais au responsable en charge de la validation ou du refus de ces demandes.
Analyse et contrôle des dépenses liées aux notes de frais
En effectuant un suivi régulier du flux des dépenses, vous conservez une vision sur les finances globales de l’entreprise.
En effet, analyser ces flux permet de prioriser les notes de frais, de choisir celles qui peuvent être évitées, d’identifier les doublons, de distinguer celles réalisées durant le week-end ou de contrôler celles qui présentent un montant inhabituel.
Afin de répondre à cette problématique, vous pouvez choisir d’effectuer un contrôle aléatoire des frais professionnels de chaque salarié environ une fois par an ou d’opter pour l’envoi de rapports automatiques réguliers.
Si vous souhaitez automatiser l’accès aux notes de frais, sachez qu’il existe de nombreuses options. La solution qui convient à votre entreprise dépend de nombreux facteurs, notamment du nombre d’utilisateurs et de votre budget. Quelle que soit l’option que vous choisirez, vous pouvez être sûr qu’elle vous aidera à éliminer les problèmes les plus courants liés à la gestion des frais sur papier (perte de formulaires, envoi tardif des rapports) et à faciliter le suivi des dépenses par les employés. JP Informatique se tient à votre disposition pour plus d’informations !