Le planning salarié est un outil de gestion essentiel pour toute entreprise dans le secteur du BTP ou de l’artisanat qui souhaite améliorer sa productivité. C’est aujourd’hui le meilleur moyen d’organiser efficacement le travail des salariés selon les objectifs de l’entreprise et les besoins de chaque service. Et si vous manquez de connaissances sur le sujet, ça tombe bien, ces quelques conseils pourront vous aider à optimiser votre planning salarié.
Définir des objectifs clairs pour l’entreprise
Avant de travailler sur le planning salarié en lui-même, il est important de prendre le recul nécessaire pour définir les objectifs de l’entreprise. Pour cela, vous pouvez vous inspirer de la méthode SMART, à savoir définir des ambitions qui sont :
- spécifiques ;
- mesurables ;
- réalisables ;
- pertinentes ;
- temporelles.
Pour que l’impact soit le plus fort possible, ces objectifs doivent ensuite être communiqués à l’ensemble des salariés. Ces derniers pourront alors travailler en cohérence avec les attentes de l’entreprise.
Connaître les compétences de chaque salarié
Toujours en amont du planning salarié, nous vous recommandons d’étudier puis de garder à l’esprit les compétences de chaque salarié. Cette connaissance vous permettra d’affecter les tâches les plus adaptées à chacun et ainsi de maximiser leur efficacité.
Planifier selon la charge de travail
Un planning salarié efficace doit aussi être établi en fonction de la charge de travail de chaque service. Pour cela, il est important de prendre en compte les périodes d’activité intense de l’entreprise et de les distinguer des laps de temps plus calmes. Cette planification permettra ainsi de répartir équitablement le travail et d’optimiser la productivité des salariés.
Anticiper les imprévus
Pour gagner en productivité, anticiper les imprévus est un élément que vous devez absolument prendre en considération. Le principe est simple : éviter les retards et les perturbations dans le planning salarié.
Conseil
Prévoyez des plages horaires de “marge” pour permettre aux salariés de rattraper les éventuels retards.
Utiliser des outils de gestion de planning
Si la gestion manuelle du planning salarié est possible, elle peut néanmoins s’avérer fastidieuse et chronophage. Fort heureusement, il existe aujourd’hui des outils de gestion de plannings via l’installation de logiciels spécifiques tels qu’ils sont proposés chez JP informatique.
Son utilisation peut grandement faciliter la vie de l’entreprise en lui offrant des bénéfices inaccessibles avec une gestion manuelle. Cela peut être :
- Simplifier la création du planning salarié : le logiciel de gestion du planning salarié planifie de façon optimale les horaires de travail des salariés. En fonction des tâches à accomplir et des compétences de chaque salarié, l’outil détermine le nombre d’heures de travail nécessaire. Il permet également de prendre en compte les périodes d’activité intense et les périodes plus calmes pour répartir équitablement le travail.
- Faciliter et optimiser la gestion des plannings : la gestion manuelle du planning salarié peut prendre beaucoup de temps et nécessite une grande vigilance. Avec un logiciel de gestion du planning salarié, la planification est automatique et ne nécessite qu’un minimum d’intervention humaine.
- Permettre une communication plus fluide avec les salariés : le logiciel de gestion du planning salarié facilite la communication entre les salariés et les responsables de l’entreprise. Les salariés peuvent accéder à leur planning en ligne, ce qui leur permet de connaître leurs horaires de travail à l’avance et de mieux organiser leur temps. Ils peuvent aussi signaler leurs disponibilités et leurs absences directement dans le logiciel, ce qui facilite la gestion quotidienne du planning.
- Réduire la marge d’erreur : la gestion manuelle du planning salarié peut entraîner des erreurs dont les conséquences sont parfois importantes pour l’entreprise. Des erreurs dans les horaires de travail peuvent, par exemple, être à l’origine de retards ou de conflits entre salariés. Avec un logiciel de gestion du planning salarié, tout cela est évité. Le logiciel planifie automatiquement les horaires de travail en fonction des règles préétablies, ce qui réduit considérablement les écarts et imprécisions d’une gestion manuelle.
- Fournir aux salariés des accès à leur planning en temps réel : les salariés peuvent également consulter leur planning en temps réel, ce qui évite les retards et les erreurs de communication.
- Suivre la productivité de l’entreprise : le logiciel de gestion du planning salarié assure le suivi de la productivité des salariés et de l’entreprise. Il mesure le nombre d’heures travaillées par chaque employé, analyse les tâches les plus chronophages, et vous fournit de précieuses informations quant à la rentabilité de l’entreprise.
L’importance du logiciel de gestion dans le BTP
Le secteur du BTP (Bâtiment et Travaux Publics) est un domaine où la gestion du planning salarié est particulièrement complexe. Les projets peuvent être très variés et nécessitent souvent l’intervention de nombreux salariés et sous-traitants avec des compétences parfois très différentes. L’utilisation d’un logiciel de planning salarié est donc indispensable sur plusieurs points tels que :
- Une gestion optimisée des ressources: selon les compétences de chaque salarié et les besoins du projet, le logiciel détermine le nombre de salariés nécessaires et les horaires de travail correspondants. Il permet également de gérer les absences, les congés et les remplacements de façon plus efficace qu’une gestion manuelle.
- Planifier les chantiers : les chantiers sont planifiés à l’avance selon les compétences et disponibilités de chacun des salariés. Cette fonctionnalité est donc particulièrement utile dans le BTP où les projets peuvent être complexes et nécessitent une coordination rigoureuse.
- Assurer un planning des sous-traitants : il permet de planifier et de suivre les tâches et les activités des sous-traitants impliqués dans vos projets. Le planning intègre les échéances, les ressources nécessaires, les coûts ainsi que les responsabilités de chaque sous-traitant.
- Déterminer un planning matériel : le planning matériel planifie et suit l’utilisation des ressources matérielles utilisées dans le cadre d’un ou plusieurs chantiers.
- Etc.
L’utilisation d’un logiciel de planning salarié peut ainsi apporter de nombreux avantages aux entreprises du BTP. Cet outil offre un gain de temps et maximise dans le même temps la productivité de l’entreprise.
Vous êtes une PME ou une TPE spécialisée dans le secteur du BTP ou de l’artisanat ? Découvrez dès à présent les solutions de JP Informatique pour améliorer leur gestion des horaires de travail de vos salariés et gagner en productivité !