Pour garantir le bon déroulé des travaux, établir un suivi de chantier regroupant les informations et instructions nécessaires aux multiples intervenants est primordial.
Il prendra la forme d’un document à partager dont l’objectif principal est de livrer une construction conforme au contrat dans le respect des normes de sécurité et des normes environnementales. Découvrez avec nous les 6 étapes pour réussir votre suivi de chantier.
La planification : calendriers et respect des délais
Tout d’abord, il est capital de mettre en place un calendrier d’intervention visant à lister la nature de toutes les interventions qui auront lieu sur le chantier. Cet outil doit comporter la date et le nom de chaque sous-traitant ainsi qu’une marge de temps supplémentaire au niveau des délais pour la gestion des imprévus.
Il est également préconisé d’établir un calendrier de livraison afin de planifier les dates d’arrivage des matériaux. Ce dispositif permet d’éviter des livraisons tardives ou bien trop tôt qui vous feront perdre un temps précieux et mettront à mal l’avancée du chantier.
Afin de comprendre et de savoir qui fait quoi, il est conseillé de déterminer un planning de chantier prévoyant la répartition des tâches, les missions journalières de chacun et les différents intervenants rencontrés.
Pour finir, prévoyez un suivi administratif complet avec des dossiers récapitulant les devis, les bons de livraison, les factures, les photos et les plans du chantier au fur et à mesure.
L’identification et l’affectation des ressources
Autre étape indispensable à respecter dans un suivi de chantier : identifier les ressources dont vous avez besoin, les regrouper et les appliquer à la gestion des travaux. Il s’agit sans doute de l’étape la plus complexe, car vous devez jongler entre les ressources humaines, les ressources matérielles et celles se rapportant aux véhicules et aux engins de chantier.
Votre rôle est d’affecter chaque ressource à une mission bien spécifique du chantier tout en préservant la sécurité de tous les intervenants. Cette étape vous offre une vision globale des besoins nécessaires à la réalisation de chaque tâche et vous permet d’avoir une longueur d’avance très appréciable.
L’installation du chantier : le PIC
L’installation d’un chantier est une phase très importante dans le déroulement des travaux. Pour cela, il faut définir un Plan d’Installation de Chantier (PIC), document permettant d’organiser et d’optimiser l’espace du chantier tout en garantissant la sécurité des ouvriers. Cet outil est également nécessaire afin d’obtenir les autorisations administratives qui permettent d’amorcer le chantier.
Ce plan d’installation communique sur l’emplacement des équipements et des éléments présents sur le chantier ainsi que sur les flux et la circulation pendant la réalisation des travaux. Vous devez faire figurer les éléments suivants : les engins de chantier, le stockage des déchets, les réseaux, les moyens de levage, les clôtures, les zones d’entrepôt des matériaux et les espaces de vie (liste non exhaustive).
Ce document est à compléter par deux cahiers de clauses :
- le CCAP (cahier des clauses administratives particulières) ;
- le CCTP (cahier des clauses techniques particulières).
Bon à savoir : plus le chantier est important, plus le plan d’installation est conséquent.
Les réunions de chantier : dialogues et solutions
Il s’agit d’un outil de coordination indispensable au bon fonctionnement du projet.
Ce rendez-vous régulier regroupant les intervenants, le maître d’ouvrage et le conducteur de travaux permet de veiller à la bonne réalisation des travaux et à prévenir les éventuels problèmes.
Vous avez une vision globale du chantier en fonction de l’avancement de chaque corps de métiers et sur les possibles difficultés d’approvisionnement ou les potentiels retards. La résolution des problèmes se fait en tenant compte des contraintes des différents intervenants tout en pointant les étapes des travaux.
Pour assurer la fluidité d’une réunion de chantier, voici quelques conseils à suivre :
- définir correctement les missions de chacun des intervenants ;
- établir un déroulé de la réunion ;
- exécuter la mise à jour de l’avancement des travaux ;
- prévoir les imprévus et les éventuels retards ;
- traiter en priorité les questions de sécurité ;
- anticiper les surcoûts rattachés au budget ;
- rédiger et transmettre un compte rendu à chaque responsable des corps de métiers.
Le compte rendu de chantier : un document indispensable
Le compte rendu de chantier est un document informatif qui n’a pas de valeur contractuelle. C’est une pièce essentielle pour tous les participants du projet de construction, car elle communique sur l’avancée des travaux ainsi que les forces et les faiblesses qui peuvent survenir au fil de l’eau.
Rédiger un compte rendu intelligemment structuré, clair et synthétique permet un gain de temps tout en éliminant les malfaçons. Ce document doit être le plus complet et le plus lisible possible afin qu’il puisse être relu par tous les prestataires durant les réunions suivantes. Assigner une personne responsable à une résolution de problème vous fera gagner en compréhensibilité pour la suite.
Il vous faudra notifier les éléments de base suivants :
- un numéro d’identification unique ;
- le nom du commanditaire du projet et l’adresse du chantier ;
- la liste des participants avec leurs coordonnées en indiquant la présence ou l’absence des personnes convoquées ;
- la date et l’heure de la visite du chantier ;
- l’objet du rapport en un seul titre et l’ordre du jour ;
- la date de la prochaine réunion si celle-ci a déjà été planifiée.
La visite de chantier : une constatation visuelle utile
Cette visite permet de faire un point visuel sur ce qui a été évoqué durant la réunion de chantier et de repérer ou anticiper d’éventuelles erreurs afin d’éviter les malfaçons.
C’est un moment clé dans la réalisation du projet qui donne lieu à une analyse des engins de chantier et du respect des mesures de sécurité.
Vous pouvez en profiter pour documenter votre suivi en prenant des photos avant/après et les transmettre au maître d’ouvrage pour constituer une assurance en cas de problème avec un sous-traitant.
Il est conseillé de compléter le compte rendu de chantier en synthétisant toutes les informations après avoir effectué la visite de chantier.
Un suivi de chantier n’est pas une étape à prendre à la légère dans la gestion de votre projet. Il permet d’assurer la sécurité de tous les intervenants, de respecter les délais et les budgets, de réaliser des travaux sans malfaçons, de respecter les normes environnementales, de planifier les travaux de façon précise et de ne pas prendre de retard tout en veillant au bon déroulement de chaque phase.