Il est souvent conseillé de s’approprier le changement pour qu’il devienne une réussite totale. Ce conseil est valable aussi bien dans le domaine personnel que technique. Il est aussi question d’adaptation, notamment dans la sphère professionnelle. Lors d’une transition de logiciel de gestion, les défis qui surviennent sont nombreux : vous devez faire face aux réactions et aux parcours de chacun de vos collaborateurs tout en conservant un rythme de travail conforme aux objectifs fixés. Gérer une transition d’un logiciel à un autre peut également provoquer bien des surprises. Entre ce qui était, à l’origine, prévu lors des phases de test, d’évaluation et de sélection et le résultat de la mise en pratique, c’est parfois très différent.
Comment allez-vous organiser la transition du logiciel de gestion de votre société ? Voici tout ce qu’il faut savoir pour une gestion en douceur de ce changement informatique.
Quelles sont les grandes étapes d’une transition de logiciel ?
Lorsqu’il est question de transition de logiciel, plusieurs étapes vont se présenter :
- Comprendre pourquoi il y a un arrêt de la maintenance sur l’ancien logiciel,
- Présenter les solutions alternatives telles que les différents éditeurs ou les variétés de gammes existantes et les données qui ont été récupérées en fonction de celles-ci ;
- Analyser les besoins de votre entreprise en matière de gestion (administrative, financière, comptable, du matériel et des équipes) ;
- Exposer les plus des nouvelles versions, leurs valeurs ajoutées, leurs avancées techniques ;
- Organiser la migration des données ;
- Faire un point sur le matériel informatique existant : est-il suffisant pour supporter les nouvelles générations plus énergivores ?
- Prévoir un chiffrage exact et sur mesure ;
- Annoncer la mise en place de cette transition et les procédures inclut ;
- Anticiper sur les perturbations des activités professionnelles quotidiennes et de l’impact associé à cette transition ;
- Proposer une formation aux utilisateurs en s’adaptant aux exigences de votre société ;
- Garder les collaborateurs informés ;
- Faire de la prévention en cas de dérives.
Votre planning d’installation doit également contenir des livrables caractéristiques, une définition limpide du champ d’action et les solutions obligatoires afin d’optimiser cette transition de logiciel.
Il est primordial que votre plan de mise en œuvre doive s’étendre au-delà de la date de la mise en service du nouveau logiciel. Il faut donc organiser un suivi continu qui évoluera en même temps que l’organisation et ses changements.
Le plan de déploiement lors d’une transition informatique
On parle de plan de déploiement pour annoncer les grandes phases d’une transition.
Voici une liste non exhaustive de ce que peut contenir un plan de déploiement :
- L’évaluation des besoins de l’entreprise pour être certain qu’ils soient bien pris en compte et satisfaits ;
- Faire ressortir vos méthodologies opérationnelles afin de répondre aux impératifs techniques et fonctionnels du logiciel ;
- L’installation et la configuration du nouveau logiciel ;
- Appliquer la phase de test et d’exploitation pour s’assurer du fonctionnement correct et attendu du logiciel ;
- Effectuer les modifications et les corrections indispensables en cas de problèmes durant les tests ;
- Intégrer ce nouveau logiciel à ceux déjà présents au sein de votre entreprise ;
- Mettre en place une formation d’utilisateurs référents afin de déployer les informations et les procédures de manière plus fluide ;
- Livrer le logiciel et déclencher la phase de mise en service.
La formation au service de la transition
Être formé, c’est avoir toutes les clés pour une transition en douceur et garantit une mise en œuvre harmonieuse dans l’application du nouveau logiciel.
De plus, une formation appropriée permet de faire valoir toute la pleine potentialité des solutions logicielles organisationnelles.
Afin d’optimiser la prise en main du nouveau logiciel, n’hésitez pas à proposer des supports différents ainsi que des formats variés.
La mise en place d’une formation adaptée est un enjeu crucial pour la pérennité d’une transition information, c’est pour cela que vous pouvez proposer à vos collaborateurs des formations en présentiel, à distance ou en e-learning sur vos applications.
Ils n’ont pas besoin d’accéder à leur espace de travail quotidien pour l’apprentissage des subtilités d’un nouveau logiciel, ce qui signifie un impact moindre sur les bases de données, la production et les fonctionnalités.
Ainsi, vos équipes sont formées et prêtes à participer à cette transition en situation réelle de travail tout en conservant leur sérénité.
Comment JP informatique peut accompagner les entreprises dans cette transition ?
La société JP informatique met l’accompagnement des entreprises au cœur de ses services. Que vous soyez une TPE, une PME, dans le secteur du bâtiment ou de l’artisanat, JP informatique vous propose de vous assister avec une stratégie complète et innovante.
- Un rendez-vous individuel pour transmettre tous les éléments nécessaires à la prise de décision (contexte, conseils, proposition de valeur ajoutée, etc.) ;
- Une présentation sur mesure de différents logiciels en fonction de vos besoins ;
- Vous aidez à trouver un juste équilibre entre l’adaptation de l’outil et de vos processus ;
- Une maîtrise parfaite de la migration des données (migration de notre clientèle réalisée dès la sortie des nouvelles versions, avant même l’annonce d’arrêt de maintenance) ;
- Une proposition sur-mesure : des ateliers avec l’éditeur ;
- Une formation sur mesure et individuelle pour accompagner les entreprises jusqu’au bout ;
- Vous fournir toute la documentation nécessaire sur des supports dédiés ;
- Une maintenance annuelle illimitée pour un accompagnement constant après la formation.
La transition d’un logiciel à un autre est une étape importante au sein d’une société, c’est pour cela que JP informatique a décidé de proposer des services complets dans l’accompagnement aux entreprises. Vous pouvez également bénéficier des prestations de télémaintenance, en formation, pour une assistance technique ou en développement spécifique de logiciels. JP informatique se trouve être un partenaire informatique parfait dans le domaine des solutions de gestion du bâtiment. Parlons de votre projet.