Le devis ainsi que la facturation représentent deux étapes clés pour les TPE et PME du bâtiment et de l’artisanat. L’exercice est strictement encadré par la loi et certaines mentions sont indispensables pour que votre document comptable soit juridiquement valable. Parce que ces éléments représentent des pièces justificatives obligatoires aussi bien sur le plan contractuel, comptable que fiscal, voici l’essentiel des bonnes pratiques à retenir en matière de facturation et de devis.
Un devis, qu’est-ce que c’est ? Définition
Le devis est un document délivré avant l’achat d’un produit ou la réalisation d’une prestation. Il fournit des informations sur les caractéristiques principales de la transaction. Des données comme le prix de vente, le délai de livraison ou encore la date d’exécution de la prestation doivent donc y figurer.
Le devis : un obligatoire dans le BTP
La loi fixe 9 domaines d’activités dans lesquels l’édition d’un devis est obligatoire :
- le domaine de l’optique ;
- l’appareillage auditif ;
- les prestations de déménagement ;
- l’ensemble des travaux et dépannages du secteur du bâtiment et de l’équipement de la maison ;
- les locations automobiles ;
- les prestations de services liées à la personne (de plus de 100€ par mois) ;
- la chirurgie esthétique ;
- la prestation funéraire ;
- les prestations de service et produit visant à compenser une éventuelle perte d’autonomie.
Conséquence ? Vous ne pouvez pas démarrer une prestation dans le domaine du bâtiment si vous n’avez pas préalablement obtenu un devis signé de votre client.
Le devis a-t-il une valeur juridique ?
Nous l’avons vu, le devis permet de s’assurer que professionnel et client sont d’accord en amont de la réalisation d’une prestation. Mais le document est-il pour autant pourvu d’une quelconque valeur juridique ? Le devis engage-t-il déjà le prestataire avec le client ?
- Concernant le professionnel : une fois le devis adressé, il ne peut plus revenir sur les informations présentes dans le document (prix, délais …).
- Concernant le client : le devis l’engage uniquement à compter du moment où il le signe et y appose la mention “bon pour travaux” ou encore “bon pour accord”.
De même, dès que le devis est signé, le client ne peut plus contester les informations précédemment indiquées dans le devis. Cela signifie qu’il ne peut pas nier les prix mentionnés ou revenir sur les délais impartis.
Combien de temps est valable un devis ?
Une fois qu’il est signé, le devis devient un véritable contrat pour les parties. De ce fait, le document en lui-même n’est pas touché par une éventuelle péremption (du moment que la prestation est exécutée dans les délais spécifiés dans le devis). En revanche, si la prestation n’est pas réalisée dans les 7 jours qui suivent la date mentionnée, alors le client peut dénoncer le devis (dans un délai de 60 jours).
Quelles obligations doit respecter un devis ?
Si la remise d’un devis est obligatoire dans certains cas, il en va de même pour les mentions intégrées au document. Les renseignements suivants doivent donc impérativement figurer dans votre devis :
- la date à laquelle le devis est édité ;
- les coordonnées du professionnel (nom, raison sociale, adresse, numéro de téléphone, adresse mail, forme juridique de l’entreprise) ;
- la durée de validité du devis : en tant que professionnel, vous pouvez donner une date limite à votre client pour accepter le devis ;
- le numéro d’identification à la TVA ;
- les coordonnées du client (nom et adresse) ;
- la date de début des travaux ;
- la durée prévue des travaux ;
- une description détaillée de la prestation ;
- le prix de la main-d’œuvre ;
- le montant des frais de déplacement s’il y en a ;
- les conditions relatives au paiement ;
- les conditions rattachées à l’exécution et la livraison de la prestation ;
- le montant à payer indiqué hors taxes et toutes taxes comprises (avec la précision des taux de TVA applicables) ;
- les conditions de réclamations (service après-vente).
Comment faire un devis ?
Il existe différentes façons de réaliser un devis.
La manière traditionnelle consiste à éditer votre devis sur une feuille de calcul.
- L’avantage : vous créez votre devis de A à Z.
- L’inconvénient : si vous n’êtes pas expert en la matière, l’exercice est fastidieux.
D’autant plus que l’oubli d’une mention n’est pas sans risque. Vous encourez jusqu’à 1500€ d’amende et ce montant peut doubler en cas de récidive.
La seconde solution est davantage sécurisante. Elle consiste à déléguer cette tâche à des spécialistes en la matière : des logiciels spécialement conçus pour éditer des devis dans le secteur du BTP.
La facturation, qu’est-ce que c’est ?
Définition de la facturation
La facturation consiste à transmettre une facture à un client. Il s’agit d’un document officiel de comptabilité permettant de prouver la vente ou l’achat d’un produit ou la réalisation d’une prestation.
Peut-on annuler une facture ?
En pratique, la facture indique la somme que doit le débiteur à son créancier en précisant ce qui a été vendu ou réalisé. Retenez également qu’une fois édité, il est impossible d’un point de vue comptable de supprimer une facture. Pour modifier le document, vous devrez émettre une nouvelle facture en mentionnant l’annulation de la précédente facture ou bien réaliser une facture d’avoir. Dans ce cas, il conviendra aussi de mentionner la référence de la facture “annulée”.
La facture est-elle obligatoire ?
La facturation est aujourd’hui obligatoire et concerne toutes les entreprises. De même, le document doit être établi en deux exemplaires : un pour vous et un pour le client.
Comment faire une facturation ?
Les mentions obligatoires d’une facture
Tout comme le devis, certaines mentions sont indispensables à un devis. En voici la liste :
- la mention principale du document : “Facture” ;
- le numéro de facture ;
- les coordonnées du professionnel (nom de l’entreprise et son adresse);
- le numéro de Siren ;
- le code NAF ;
- le numéro au répertoire des métiers pour les artisans ;
- la forme juridique de l’entreprise ;
- le numéro TVA ;
- les coordonnées du client (nom, raison sociale, adresse, numéro d’identification TVA) ;
- la date d’édition de la facture ;
- la date de réalisation de la prestation ;
- la description de la prestation ou du produit vendu ;
- le prix hors TVA ;
- le montant de la TVA ;
- le montant à payer toutes taxes comprises et hors taxes.
Les différents outils de facturation
Concernant les outils de facturation à privilégier en matière de facturation, deux solutions existent :
- la méthode avec une feuille de calcul : il faut dans ce cas veiller à rassembler toutes les informations indispensables à une facture ;
- faire appel à un professionnel en utilisant des logiciels de facture personnalisés.
En conclusion, le devis et la facturation représentent deux éléments essentiels pour un professionnel du bâtiment ou de l’artisanat, mais ne desservent pas les mêmes objectifs. Là où le devis informe et matérialise l’accord des parties, la facture intervient elle en fin de prestation pour transformer l’intervention en document comptable.
Vous n’êtes pas certains que vos factures soient conformes aux exigences légales ? Contactez-nous !